×

Діяльність РДА

Район сьогодні

Про затвердження Положення про сектор документообігу і контролю апарату районної державної адміністрації

20 Лютого 2020, 12:33

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

10.02.2020

 

№ 26

 

 

Про затвердження Положення

про  сектор  документообігу і контролю

апарату районної державної адміністрації

 

 

Відповідно до статті 41, пункту 4 статті 44 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 №887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації»:

 

1. Затвердити Положення про сектор документообігу і контролю  апарату районної державної адміністрації, що додається.

2. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження райдержадміністрації від 22.06.2018  № 152 «Про затвердження Положення про відділ документообігу і контролю апарату районної державної адміністрації».

 

 

Голова                                                                               Валерія БАНДУРКО

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження Смілянської районної державної адміністрації

10 лютого 2020 р. № 26

 

 

 

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про сектор документообігу і контролю апарату районної державної адміністрації

  1. Сектор документообігу і контролю (далі - сектор) є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації без права юридичної особи публічного права та утворюється головою районної державної адміністрації, безпосередньо підпорядковується керівнику апарату районної  державної адміністрації.
  2. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами  Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, наказами і методичними рекомендаціями Державної архівної служби України, національними стандартами України у сфері діловодства, інструкцією з діловодства в апараті  районної державної адміністрації, Регламентом районної державної адміністрації, розпорядженнями обласної державної адміністрації, розпорядженнями районної державної адміністрації, положенням про апарат районної державної адміністрації та цим Положенням.
  3. Робота сектору планується поквартально на основі плану роботи райдержадміністрації, доручень керівництва райдержадміністрації, завдань сектору.

4. Основними завданнями сектору є:

1) встановлення єдиного порядку документування управлінської діяльності і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах, апараті райдержадміністрації;

2) розроблення інструкції з діловодства райдержадміністрації та номенклатури справ апарату райдержадміністрації;

3) забезпечення реєстрації та ведення обліку документів;

4) організація документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовка до передачі до архівного сектору райдержадміністрації;

5) забезпечення впровадження та контроль дотримання структурними підрозділами райдержадміністрації вимог інструкції з діловодства, Регламенту райдержадміністрації та національних стандартів;

6) забезпечення дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними системі електронного документообігу АСКОД (далі – СЕД);

7) проведення аналізу інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

8) забезпечення опрацювання розпоряджень та доручень голови райдержадміністрації, протоколів засідання колегії райдержадміністрації;

9) здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації, органами місцевого самоврядування розпоряджень і доручень голови обласної та районної  державних адміністрацій, а також аналіз причин порушення  строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;

10) інформування голови райдержадміністрації про стан виконання документів;

11) підготовка проектів розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації з питань, що належать до компетенції сектору;

12) здійснення взаємодії з іншими структурними підрозділами апарату, райдержадміністрації щодо організаційно-технічного (матеріального) забезпечення заходів, що проводяться головою райдержадміністрації та його заступником.

 

  1. Сектор відповідно до покладених на нього завдань:

1) організовує діловодство, забезпечує єдиний порядок роботи з документами в  структурних підрозділах, апараті райдержадміністрації відповідно до чинних норм і правил, забезпечує впровадження вимог Інструкції та надає їм практичну і методичну допомогу з питань ведення діловодства, роботи в СЕД;

2) здійснює документування діяльності райдержадміністрації, реєстрацію документів, веде їх облік та здійснює контроль за своєчасним проходженням документів в структурних підрозділах, апараті  райдержадміністрації;

3) разом з сектором управління персоналом та організаційної роботи апарату райдержадміністрації та іншими секторами апарату забезпечує організаційно-технічну підготовку колегії райдержадміністрації, а також нарад та інших заходів, що проводяться головою райдержадміністрації;

4) здійснює документування засідань колегії,  нарад  при голові райдержадміністрації;

5) здійснює реєстрацію розпоряджень райдержадміністрації, наказів керівника апарату райдержадміністрації, інших службових документів, своєчасне доведення їх до відома виконавців, у необхідних випадках видає копії, витяги й довідки з документів, завіряє їх;

6) складає зведену номенклатуру справ апарату райдержадміністрації, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі в державний архів;

7) організовує роботу архіву апарату відповідно до Закону України «Про національний архівний фонд і архівні установи», бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в державний архів;

8) забезпечує проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії апарату райдержадміністрації  проектів актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

9) вивчає роботу діловодних служб сільвиконкомів, надає їм методичну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами та організації здійснення контролю;

10) проводить перевірку стану діловодства в структурних підрозділах райдержадміністрації та надає їм практичну допомогу;

11) забезпечує культуру діловодства, дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними  в умовах електронного документообігу в апараті райдержадміністрації, сприяє підвищенню ділової кваліфікації працівників відділів та управлінь райдержадміністрації, сільвиконкомів, які займаються діловодством;

12) опрацьовує проекти розпоряджень райдержадміністрації, наказів керівника апарату райдержадміністрації,  яке полягає у перевірці правильності написання та оформлення суб’єктами правової ініціативи документа (структура, рубрикація тексту, оформлення додатків, таблиць тощо), у відповідності до  вимог Інструкції та Регламенту, надає допомогу  структурним підрозділам, апарату райдержадміністрації у правильному їх оформленні;

13) проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень.

14)  здійснює облік бланків листів, розпоряджень райдержадміністрації та наказів керівника апарату райдержадміністрації;

15) засвідчує печаткою сектору копії документів, створених в райдержадміністрації;

16)  передає в установленому порядку головному спеціалісту з питань інформаційної діяльності апарату райдержадміністрації запити на публічну інформацію відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

17) забезпечує виконання заходів щодо запобігання і протидії корупції;

18)  здійснює інші передбачені законом повноваження.

 

6. Сектор здійснює контрольні функції:

1) веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами, та роботу з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

2) перевіряє виконання документів структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

3) забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

4) готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам райдержадміністрації, територіальним органам центральних органів виконавчої влади та органам місцевого самоврядування  письмові нагадування-попередження про закінчення строків виконання документів;

5) готує інформаційно-аналітичні матеріали для голови, його заступника та керівника апарату райдержадміністрації щодо виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

6) розробляє і вносить в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни;

7) проводить випереджувальний моніторинг строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад та своєчасно інформує голову райдержадміністрації, його заступника, відповідно до розподілу обов'язків, керівника апарату райдержадміністрації про неможливість їх додержання;

8) вносить пропозиції про розгляд на засіданнях колегії райдержадміністрації питань про стан виконання документів в структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади та в органах місцевого самоврядування.

7. Сектор для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право:

1) одержувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади в районі та органів місцевого самоврядування інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

2) вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до його компетенції;

3) вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб райдержадміністрації;

4) за згодою керівника апарату повертати управлінням, відділам та іншим службам райдержадміністрації, виконкомам сільських рад документи та проекти документів, підготовлені з порушенням вимог єдиної державної системи діловодства;

5) здійснювати за дорученням керівництва райдержадміністрації перевірки стану організації діловодства та здійснення контролю в управліннях, відділах райдержадміністрації, виконкомах сільських рад;

6) контролювати правильність оформлення та використання документів в апараті;

7) брати участь у розробленні та впровадженні в районній державній адміністрації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису;

8) одержувати від структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок виконання документів та стану роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

9) залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування для проведення перевірок та вжиття необхідних заходів щодо оперативного усунення виявлених недоліків у виконанні документів та роботі з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

10) вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

11) брати участь у розробці і виданні довідників та інших посібників з питань, що входять до компетенції сектору;

12) брати участь у засіданнях колегій, нарадах, що проводяться в інших структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади та в органах місцевого самоврядування;

13) вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи райдержадміністрації з питань діловодства та контролю;

14) скликати в установленому порядку наради, проводити семінари з питань, що належать до  компетенції сектору.

8. Працівники сектору несуть відповідальність за невиконання обов’язків і невикористання прав, передбачених нормативно-правовими актами й цим Положенням.

9. Сектор у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами апарату, а також з іншими структурними підрозділами районної  державної адміністрації, територіальними органами міністерств та інших центральних органів виконавчої влади в районі та органами місцевого самоврядування.

  1. Сектор очолює завідувач, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу.

11. Завідувач сектору:

1) здійснює керівництво сектором, несе персональну відповідальність за організацію  та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;

2) подає на затвердження голові райдержадміністрації положення про сектор;

3) розподіляє посадові обов'язки між працівниками сектору та подає їх на затвердження керівнику апарату;

4) планує роботу сектору, вносить пропозиції щодо формування планів роботи райдержадміністрації;

5) звітує перед головою райдержадміністрації про виконання покладених на сектор завдань;

6) вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи сектору;

7) вносить на розгляд керівника апарату пропозиції  щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції сектору, та розробляє проекти відповідних рішень;

8) представляє інтереси сектору у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації, іншими центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями - за дорученням голови райдержадміністрації;

9) подає керівнику апарату райдержадміністрації пропозиції щодо призначення на посаду та звільнення з посади у порядку, передбаченому законодавством про державну службу, державних службовців сектору, присвоєння їм рангів державних службовців, їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;

10) засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом райдержадміністрації;

11) підписує доповідні записки, інформації та інші документи, які виходять (подаються, надсилаються) за межі сектору;

12) забезпечує підготовку проектів розпоряджень райдержадміністрації, наказів керівника апарату райдержадміністрації та інших службових документів з питань, що належать до компетенції сектору;

13) візує  проекти розпоряджень (доручень голови) районної  державної адміністрації та накази керівника апарату райдержадміністрації;

14) виконує за дорученням керівництва завдання, отримані від органів виконавчої влади вищого рівня, готує керівництву доповідні записки, подає пропозиції з питань, що стосуються діяльності сектору;

15) забезпечує дотримання працівниками сектору законодавства України з питань державної служби, запобігання і протидії корупції, правил внутрішнього службового розпорядку та виконавської дисципліни;

16)          здійснює інші повноваження, визначені законом.

12.  Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників сектору визначає  голова районної  державної адміністрації  у межах відповідних бюджетних призначень.

  1. Сектор у своїй діяльності використовує печатку без зображення Державного Герба України «Сектор документообігу і контролю апарату» та штампи: «Вхідна кореспонденція», «Контроль», «Згідно з оригіналом», «Копія».

 

 

Завідувач сектору

документообігу і контролю

апарату райдержадміністрації                                                 Алла ЛУКАШЕНКО